Kurumsal dosyalar, bireysel dosyalardan iki noktada ayrılır: sonucun kullanılacağı süreç genellikle önce iç disiplindir, ve hata yapıldığında maliyeti yalnızca dosya bedeli değil bir işe iade davası olabilir. Bu yüzden burada süreç, sonuçtan daha önemlidir.
Hangi durumlarda başvuruluyor?
| Rekabet yasağı şüphesi | Çalışanın mesai dışında rakip bir işletmede faaliyet gösterdiği veya paralel bir ticari yapı kurduğu düşünülüyorsa. |
|---|---|
| Ticari sır ihlali | Müşteri listesi, fiyat politikası veya teknik bilginin dışarı aktarıldığı şüphesi. |
| Sahte rapor / mesai ihlali | Saha görevlisi olarak bildirilen kişinin bildirdiği yerde bulunmaması. |
| Tedarik zinciri | Satın alma sürecinde çıkar çatışması ya da yönlendirme şüphesi. |
| Sigorta ve tazminat | Beyan edilen durum ile fiili durum arasında fark olduğu düşünülen dosyalar. |
Araştırma neyi gözlemleyebilir?
Sınır bireysel dosyalarla aynıdır: kamuya açık alandaki gözlem. Bir çalışanın mesai saatleri dışında hangi işletmeye gittiği, hangi araçla hareket ettiği, kiminle görüştüğü kamuya açık alanda gözlemlenebilir. Bu gözlem, tarih-saat kayıtlarıyla belgelendiğinde iç disiplin sürecinde kullanılabilir bir belge oluşturur.
Buna karşılık çalışanın kişisel telefonu, kişisel e-postası ve özel yaşam alanı bu kapsamın dışındadır. İşveren olmak, çalışanın özel hayatına erişim yetkisi vermez.
Şirket cihazları ayrı bir konu
Şirkete ait bilgisayar, telefon ve e-posta hesaplarının incelenmesi, saha araştırmasından farklı bir hukuki zemine oturur. Burada belirleyici olan, çalışanın bu incelemenin yapılabileceği konusunda önceden ve açıkça bilgilendirilmiş olmasıdır: iş sözleşmesinde, kullanım politikasında ya da KVKK aydınlatma metninde.
Böyle bir bilgilendirme yoksa yapılan inceleme, hem KVKK bakımından sorunlu olur hem de elde edilen bulgu iş mahkemesinde kabul görmeyebilir. Bu, teknik değil hukuki bir mesele olduğu için şirket avukatınızla değerlendirilmelidir.
Rapor iç disiplinde nasıl kullanılır?
- Rapor tek başına karar belgesi değildir; iç soruşturma dosyasının bir parçasıdır.
- Çalışana savunma hakkı tanınmalıdır — bu, usulün en kritik adımıdır.
- Rapordaki gözlem ile yorum ayrı tutulmalıdır; suçlayıcı dil, dosyayı zayıflatır.
- İnsan kaynakları ve hukuk birimi süreci baştan izlemelidir.
- Fesih kararı, raporun kendisine değil soruşturmanın bütününe dayanmalıdır.
Gizliliğin kurumsal boyutu
Kurumsal dosyalarda gizlilik ihlali, bireysel dosyalardan farklı bir zarar üretir: soruşturma duyulduğunda hem hedef çalışan hem diğer çalışanlar davranış değiştirir ve çalışma anlamsızlaşır. Bu yüzden dosyanın şirket içinde kaç kişi tarafından bilindiği, sürecin başarısını doğrudan belirler.
Pratik öneri: dosyayı bilen kişi sayısını mümkün olan en aza indirin ve bilgi akışını tek bir muhatap üzerinden yürütün.
Ne zaman soruşturma açılmamalı?
Şüphe somut bir veriye değil genel bir huzursuzluğa dayanıyorsa, soruşturma çoğu zaman ilişkiyi onarılmaz biçimde bozar ve sonuç üretmez. Aynı şekilde, elde edilecek bulgunun hukuken bir sonuç doğurmayacağı durumlarda — örneğin rekabet yasağı sözleşmede hiç düzenlenmemişse — dosya açmanın pratik faydası sınırlıdır.
İlgili sayfalar
Sıkça sorulan sorular
Çalışanımı takip ettirebilir miyim?
Mesai dışında kamuya açık alandaki faaliyetlerin gözlemi mümkündür. Kişisel telefon, kişisel e-posta ve özel yaşam alanı bu kapsamın dışındadır; işveren olmak çalışanın özel hayatına erişim yetkisi vermez.
Şirket bilgisayarını inceleyebilir miyim?
Belirleyici olan, çalışanın bu incelemenin yapılabileceği konusunda önceden ve açıkça bilgilendirilmiş olmasıdır. Bilgilendirme yoksa inceleme KVKK bakımından sorunlu olur ve bulgu iş mahkemesinde kabul görmeyebilir.
Rapora dayanarak fesih yapabilir miyim?
Rapor tek başına karar belgesi değildir. Usulüne uygun bir iç soruşturma yürütülmeli, çalışana savunma hakkı tanınmalı ve karar soruşturmanın bütününe dayanmalıdır. Aksi halde işe iade davasında sonuç aleyhinize dönebilir.
Soruşturma duyulursa ne olur?
Hem hedef çalışan hem diğer çalışanlar davranış değiştirir ve çalışma anlamsızlaşır. Dosyayı bilen kişi sayısını en aza indirin ve bilgi akışını tek muhatap üzerinden yürütün.
Rekabet yasağı sözleşmede yoksa ne olur?
Elde edilecek bulgunun hukuki sonuç doğurma ihtimali sınırlı kalır. Dosya açmadan önce şirket avukatınızla, bulgunun hangi somut sonucu doğuracağını netleştirin.